CoreDesk CRM — закрытая CRM-система для B2B-команды: клиенты, сделки, задачи, файлы и операционно-финансовый контроль

Growth Insider спроектировал и разработал custom CRM-систему для внутренней работы B2B-команды, которой не подходили стандартные решения вроде HubSpot, Excel и универсальных облачных CRM.

Проект был создан для компании, которой нужна была не публичная SaaS-платформа, а закрытая рабочая система под собственные процессы: клиенты, компании, сделки, задачи, заметки, файлы, статусы, импорт, экспорт, резервные копии и контроль операционной работы.

Главная цель проекта заключалась в том, чтобы собрать клиентскую и коммерческую работу в одном управляемом пространстве, без зависимости от перегруженных облачных инструментов и без потери контроля над данными.

Executive summary

CoreDesk CRM — это закрытая CRM-система, созданная под конкретную B2B-команду и её внутренние процессы.

Клиенту не подходили стандартные CRM-решения: они были слишком дорогими, перегруженными, зависимыми от облака и недостаточно гибкими для специфической ниши. Excel тоже перестал быть рабочим вариантом: данные о клиентах, сделках, задачах и документах были слишком важны, чтобы оставаться в разрозненных таблицах и ручных процессах.

Growth Insider спроектировал и разработал CRM-систему, которая помогла команде управлять клиентской базой, компаниями, сделками, задачами, заметками, файлами и операционными статусами в одной закрытой среде.

Результат — production-система для внутренней работы компании, которая заменила разрозненные инструменты и дала команде больше контроля над клиентскими процессами.

Бизнес-контекст

Клиент работал в B2B-нише, где важны детали клиентского взаимодействия: история коммуникации, контекст компании, статус сделки, документы, follow-up, задачи, коммерческие договорённости и следующий шаг.

На раннем этапе команда работала через Excel, почту, папки, заметки и отдельные инструменты. По мере роста такой подход начал создавать ограничения.

Информация о клиентах и сделках находилась в разных местах. Часть данных была в таблицах, часть — в переписке, часть — в файлах, часть — в голове конкретных сотрудников. Это создавало операционный риск: если человек не обновлял таблицу, забывал follow-up или не передавал контекст, команда теряла прозрачность.

Проблема была не только в отсутствии CRM. Проблема была в том, что бизнесу не хватало собственного рабочего контура, где клиент, компания, сделка, задача, файл и следующий шаг связаны между собой.

Почему стандартные CRM не подошли

Перед созданием CoreDesk CRM клиент рассматривал более простые и более распространённые варианты: Excel, HubSpot и похожие CRM-подходы.

Стандартные решения не закрывали задачу полностью.

Excel был гибким, но не давал управляемости. В таблицах хранились данные, но не контролировались процессы: статусы, задачи, ответственность, история, файлы, follow-up и риски по сделкам.

HubSpot и другие облачные CRM были функциональными, но для этого проекта оказались избыточными. Клиенту не нужна была перегруженная CRM со множеством лишних возможностей. Нужна была система под конкретную внутреннюю логику компании.

Ключевые ограничения готовых решений:

• высокая стоимость для нужного формата использования;
• перегруженный интерфейс;
• сложность внедрения;
• зависимость от облачной модели;
• слабый контроль над тем, где и как хранятся данные;
• недостаточная гибкость под специфические B2B-процессы;
• неудобная работа с файлами, заметками и внутренним контекстом;
• невозможность точно адаптировать логику под рабочие привычки команды.

Поэтому задача была сформулирована иначе: не “настроить CRM”, а спроектировать собственную бизнес-систему под процессы клиента.

Главная задача

Клиенту нужна была система, которая помогла команде работать с клиентами, сделками и задачами в одном месте.

CoreDesk CRM решала несколько задач одновременно:

1. Собрать клиентские данные в единой системе. Контакты, компании, сделки, задачи, заметки, файлы и теги были связаны между собой.
2. Уменьшить зависимость от Excel и ручного контроля. Команда перестала искать актуальную информацию в разных таблицах, папках и переписках.
3. Дать прозрачность по сделкам и следующим шагам. У каждой активной возможности появился понятный статус, контекст и следующий шаг.
4. Создать закрытую систему под внутреннее использование. Доступ к CRM остался в контролируемой инфраструктуре клиента, без публичной SaaS-модели.
5. Подготовить основу для дальнейшего развития. Система была построена так, чтобы её можно было расширять: задачи, автоматизация, роли, отчёты, финансовая логика, AI-помощники, синхронизация и серверная модель.

Подход Growth Insider

Мы начали не с интерфейса и не с выбора готового CRM-шаблона.

Первым этапом стало проектирование бизнес-логики: как команда работала с клиентом, какие сущности действительно были нужны, какие данные должны были быть связаны, где возникали потери, какие действия повторялись и что пользователь должен был видеть каждый день.

Для таких проектов важна не только разработка, но и правильная архитектура процесса. Если ошибиться на этом этапе, CRM превращается в ещё одну систему, которую команда заполняет “для отчётности”, но не использует как рабочий инструмент.

Поэтому CoreDesk CRM была спроектирована вокруг простой операционной цепочки: Клиент → Контекст → Сделка → Задача → Следующий шаг → Результат

Эта логика стала основой продукта.

Что было спроектировано

В рамках проекта Growth Insider спроектировал CRM как закрытую бизнес-систему, а не как набор отдельных экранов.

Были проработаны:

• структура клиентской базы;
• связь контактов и компаний;
• логика сделок;
• задачи и follow-up;
• заметки и клиентский контекст;
• работа с файлами;
• теги и классификация;
• импорт данных;
• экспорт данных;
• резервные копии;
• восстановление из backup;
• базовая логика dashboard;
• пользовательские сценарии;
• интерфейс для ежедневной работы;
• сценарии тестирования;
• production-запуск.

Отдельное внимание было уделено тому, чтобы система оставалась понятной для команды. Внутренняя CRM не должна выглядеть как маленькая enterprise-система. Она должна быстро отвечать на рабочие вопросы:

• кто этот клиент;
• с какой компанией он связан;
• какая сделка активна;
• что нужно сделать дальше;
• какие задачи открыты;
• где лежат файлы;
• какие заметки есть по клиенту;
• что изменилось недавно;
• какие данные доступны для выгрузки;
• где находится резервная копия.

Основные модули системы

1. Контакты

Модуль контактов стал основой клиентской базы. Он позволил хранить людей, с которыми взаимодействует компания: клиентов, представителей компаний, партнёров, ответственных лиц и другие рабочие контакты.

Контакт в CoreDesk CRM стал не просто именем и телефоном. Он стал точкой входа в клиентский контекст: связанные компании, сделки, задачи, заметки, файлы и история действий.

2. Компании

В B2B-продажах и сервисной работе важно видеть не только отдельных людей, но и организацию, к которой они относятся.

Модуль компаний объединил контакты, сделки, задачи и файлы вокруг конкретной организации. Это было особенно важно, когда у одной компании было несколько контактных лиц, несколько активных процессов или длинный цикл взаимодействия.

3. Сделки

Сделки помогли команде видеть коммерческие возможности и их движение по этапам.

Вместо того чтобы держать статус сделки в голове менеджера или в таблице, CoreDesk CRM фиксировала её как отдельную сущность: с клиентом, компанией, задачами, заметками, файлами и следующим шагом.

Для бизнеса это было важно, потому что сделка перестала быть строкой в Excel и стала управляемым процессом.

4. Задачи

Задачи связали CRM с ежедневной работой команды.

Одна из проблем в B2B-командах заключалась в том, что клиентская база существовала отдельно, а действия по клиентам — отдельно. Follow-up жил в календаре, задача — в мессенджере, заметка — в документе, а сделка — в таблице.

CoreDesk CRM связала задачи с клиентским контекстом. Команда начала видеть, что нужно сделать, по какому клиенту, в рамках какой сделки и почему это важно.

5. Заметки

Заметки использовались для сохранения контекста: детали разговора, договорённости, внутренние комментарии, идеи, возражения клиента, условия и наблюдения.

В B2B именно контекст часто определяет качество следующего контакта. Если команда теряет заметки, она теряет понимание клиента.

CoreDesk CRM собрала заметки рядом с клиентами, компаниями, сделками и задачами, чтобы важная информация оставалась внутри рабочего процесса.

6. Файлы

Файлы стали частью клиентского пространства: коммерческие предложения, документы, brief, материалы, договорённости, отчёты, вложения и рабочие артефакты.

Вместо отдельной папки, которую нужно искать вручную, файлы были привязаны к клиентскому и коммерческому контексту.

7. Теги

Теги дали команде гибкий способ классификации клиентов, сделок и процессов.

Команда использовала теги для группировки данных по сегментам, типам клиентов, приоритетам, статусам, направлениям и другим внутренним критериям.

8. Импорт и экспорт

Для перехода из Excel и других инструментов был реализован импорт данных. Это позволило перенести накопленную базу без ручного копирования каждой записи.

Экспорт также был принципиально важен. Данные не были заперты внутри системы. Команда получила возможность выгружать клиентскую базу и рабочие данные в понятных форматах.

9. Backup и восстановление

Для закрытой внутренней CRM был реализован backup/restore-контур.

Если система становится рабочим центром клиентских процессов, потеря данных недопустима. Поэтому проект включал резервное копирование и восстановление рабочей базы.

10. Операционно-финансовая логика

CoreDesk CRM не создавалась как бухгалтерская система. Но для B2B-команды важен не только контакт и задача, а ещё коммерческий контекст: сделка, сумма, статус, этап, ожидание оплаты, документы, условия и прогноз.

Поэтому система получила управленческий финансовый контур вокруг сделок:

• коммерческие возможности;
• этапы сделки;
• статусы оплаты;
• документы по клиенту;
• коммерческие условия;
• прогноз по активным возможностям;
• отчёты по сделкам;
• контроль просроченных действий;
• связь между задачами и коммерческим результатом.

Это не замена бухгалтерии. Это CRM-слой, который дал владельцу и команде управленческую картину до того, как данные попадали в финальные финансовые документы.

Как система работала в ежедневной работе

Сотрудник открывал CoreDesk CRM и видел не пустую базу, а рабочую картину:

• какие клиенты требовали внимания;
• какие задачи нужно было выполнить;
• какие сделки были активны;
• где не было следующего шага;
• какие компании находились в работе;
• какие файлы были связаны с клиентом;
• какие заметки нужно было учитывать перед контактом;
• какие данные можно было экспортировать или проверить.

Такой подход изменил роль CRM. Она стала не архивом данных, а ежедневным рабочим инструментом.

Пример сценария: сделка без следующего шага

Одна из самых дорогих проблем в продажах — активная сделка, по которой нет понятного следующего действия.

В Excel такая сделка выглядела живой, но фактически была замороженной. Менеджер помнил о ней или забывал. Руководитель видел риск слишком поздно, когда возможность уже была потеряна.

В CoreDesk CRM сделка была связана с задачами и следующим шагом. Команда быстрее замечала ситуации, где коммерческая возможность существовала, но по ней не было движения.

Бизнес-ценность была простой: меньше зависших сделок, меньше забытых follow-up, больше прозрачности в работе с клиентами.

Пример сценария: клиентский контекст в одном месте

До внедрения кастомной CRM информация о клиенте была распределена по разным источникам:

• контакт в таблице;
• переписка в почте;
• файл в локальной папке;
• задача в мессенджере;
• заметка в документе;
• статус сделки в голове менеджера;
• коммерческая договорённость в отдельном файле.

CoreDesk CRM собрала это в одну систему.

Пользователь открывал клиента или компанию и видел связанные элементы: сделки, задачи, заметки, файлы и внутренние метки. Это ускорило подготовку к следующему контакту и снизило риск потери важной информации.

Пример сценария: переход из Excel

Для многих компаний Excel — первый CRM-инструмент. Он удобен, пока процессов мало. Но когда появляются десятки клиентов, повторные контакты, задачи, документы и коммерческие статусы, таблица перестаёт быть системой управления.

В CoreDesk CRM был реализован импорт, чтобы команда перешла от таблиц к структурированной CRM-логике без ручного переноса каждой записи.

Это было важно не только технически, но и психологически: внедрение новой системы стало менее болезненным, потому что команда сохранила накопленные данные и начала работать с ними в новом формате.

Пример сценария: контроль данных

Клиенту было важно понимать, где находятся его данные и кто контролирует систему.

В публичных облачных CRM бизнес принимает внешние правила: где хранятся данные, как работает доступ, какие есть ограничения, сколько стоит масштабирование и что происходит при изменении тарифов.

В CoreDesk CRM система была создана как закрытое решение для внутреннего использования. Это дало клиенту больше контроля над инфраструктурой, доступом и дальнейшим развитием продукта.

Почему это не обычная CRM

CoreDesk CRM — это не настройка готового сервиса и не CRM на шаблоне.

Это custom business system, созданная под конкретную операционную логику клиента.

Отличие в том, что система проектировалась не от функций, а от процессов:

• как команда работала с клиентом;
• где появлялась сделка;
• какие данные нужны были для следующего действия;
• какие файлы должны были быть рядом с клиентом;
• где возникал риск потери контекста;
• что пользователь должен был видеть каждый день;
• какие данные нужно было экспортировать;
• как система должна была развиваться дальше.

Именно такой подход отличает кастомную бизнес-систему от обычной CRM.

Что получил клиент

1. Единую клиентскую базу

Контакты, компании, сделки, задачи, заметки, файлы и теги были собраны в одной системе. Команда получила единое пространство для работы с клиентами.

2. Меньше зависимости от Excel

Excel перестал быть главным местом хранения клиентской и коммерческой логики. Таблицы остались источником импорта и вспомогательным инструментом, но не центром процесса.

3. Более прозрачную работу со сделками

Сделки стали частью управляемого процесса: со статусами, контекстом, задачами, файлами и следующими действиями.

4. Контроль над рабочими данными

Система была создана для внутреннего использования компании, без публичного доступа. Это усилило контроль над клиентскими данными и инфраструктурой.

5. Быстрый production-запуск

Первая production-версия была создана за 6 недель командой из 4 человек. Это позволило клиенту быстро перейти от идеи и проектирования к рабочей системе.

6. Основа для дальнейшего развития

Архитектура продукта была подготовлена к развитию: задачи, автоматизация, роли, отчёты, финансовая аналитика, AI-помощники, синхронизация и дополнительные модули.

Что входило в первую production-версию

В рамках первой версии были реализованы ключевые элементы CRM-системы:

• модули клиентской базы;
• контакты;
• компании;
• сделки;
• задачи;
• заметки;
• файлы;
• теги;
• интерфейс для ежедневной работы;
• backend/local database;
• installer;
• импорт данных;
• экспорт данных;
• backup;
• restore-сценарии;
• UI;
• QA;
• production-подготовка.

Эта версия не была прототипом для презентации. Она создавалась как рабочая система для внутреннего использования команды.

Особенность проекта: функции, которых не было в готовых решениях

Самая сложная часть проекта заключалась не в создании стандартного набора CRM-экранов.

Главный вызов был в проектировании функций под специфическую нишу клиента — там, где готовые решения не давали нужной логики.

В этом проекте нельзя было просто скопировать рынок. Нужно было понять реальный процесс клиента и перевести его в продуктовую систему:

• какие действия повторялись;
• где команда теряла время;
• какие статусы действительно были нужны;
• какие связи между сущностями были важны;
• где нужна была гибкость;
• где нужна была жёсткая структура;
• какие сценарии должны были быть простыми;
• какие данные должны были оставаться под контролем клиента.

Именно поэтому CoreDesk CRM стал не набором модулей, а системой под конкретную работу B2B-команды.

Операционно-финансовый контур

В B2B-компании CRM почти всегда связана с деньгами, даже если она не заменяет бухгалтерию.

Сделка — это не просто карточка. Это потенциальная выручка, обязательства, документы, задачи, ожидания, сроки и ответственность.

Поэтому CoreDesk CRM был спроектирован с сильным операционно-финансовым контуром:

• суммы сделок;
• этапы коммерческого процесса;
• статусы оплаты;
• документы по клиенту;
• коммерческие условия;
• прогноз по активным возможностям;
• отчёты по сделкам;
• контроль просроченных действий;
• связь между задачами и коммерческим результатом.

Такой подход превратил CRM не только в инструмент для менеджера, но и в управленческий инструмент для владельца или руководителя.

Важно: CoreDesk CRM не заменяла бухгалтерскую систему. Её роль заключалась в том, чтобы дать управленческий слой между клиентским процессом и финансовым результатом.

Почему это было важно для B2B-команды

В B2B-продажах цикл сделки часто длиннее, чем в простых транзакционных бизнесах. У клиента несколько контактных лиц, несколько этапов обсуждения, документы, коммерческие предложения, согласования, задачи и паузы между касаниями.

Если всё это хранится в разных местах, команда постепенно теряет контроль.

CoreDesk CRM решила эту проблему через связку: Компания → Контакты → Сделки → Задачи → Заметки → Файлы → Финансовый контекст

Это помогло команде видеть не отдельные элементы, а полную рабочую картину.

Почему local-first и закрытый доступ были важны

Для клиента было важно не только получить удобную CRM, но и сохранить контроль над данными.

Система была создана не как публичный SaaS, а как закрытое решение для внутреннего использования. Такой подход был важен, потому что бизнес работал с клиентскими базами, коммерческими условиями, внутренними заметками, файлами и операционными данными.

Контроль над данными включал:

• понятную инфраструктуру;
• отсутствие публичного доступа;
• меньше зависимости от внешних облачных сервисов;
• управление backup;
• контроль экспорта;
• гибкость дальнейшего развития;
• адаптацию под политику компании.

Для клиента это стало одним из ключевых аргументов в пользу кастомной разработки.

Как Growth Insider управлял проектом

Проект был ограничен по сроку: первую production-версию нужно было спроектировать, разработать, протестировать и подготовить к использованию за 6 недель.

Чтобы не превратить систему в бесконечный список функций, работа была сфокусирована на ядре:

1. Определили ключевые сценарии. Что команда должна была делать в системе каждый день.
2. Спроектировали основные сущности. Контакты, компании, сделки, задачи, заметки, файлы, теги.
3. Собрали рабочий продукт. Не презентационный прототип, а систему для production-использования.
4. Проверили критичные сценарии. Создание данных, редактирование, импорт, экспорт, backup, restore, работа пользователей.
5. Подготовили основу для развития. Система закрыла текущие задачи и получила архитектуру для следующих этапов.

Такой подход позволил выпустить рабочую CRM без лишней перегрузки и сохранить фокус на бизнес-ценности.

Что этот кейс показывает о Growth Insider

Этот проект показывает, что Growth Insider работает не только со сайтами, SEO и маркетинговыми страницами.

Мы умеем проектировать и разрабатывать сложные бизнес-системы, которые затрагивают внутреннюю работу компании:

• клиентские процессы;
• коммерческие процессы;
• задачи;
• файлы;
• данные;
• роли пользователей;
• импорт и экспорт;
• backup;
• закрытую инфраструктуру;
• дальнейшую масштабируемость;
• операционный контроль.

Для клиента это означает, что Growth Insider может быть не просто подрядчиком по интерфейсу, а партнёром в создании цифровой инфраструктуры бизнеса.

Почему это проект уровня custom business system

CoreDesk CRM нельзя оценивать как ещё одну CRM.

Это проект класса custom business system, потому что в нём были объединены несколько уровней.

1. Бизнес-уровень: понимание процессов клиента, ограничений готовых решений и нужной управленческой логики.
2. Продуктовый уровень: проектирование CRM вокруг ежедневных сценариев команды, а не вокруг абстрактного списка функций.
3. Технический уровень: создание закрытой production-системы с базой данных, установкой, импортом, экспортом, backup и QA.
4. Операционный уровень: поддержка работы команды из примерно 10 пользователей в реальной внутренней среде.
5. Стратегический уровень: подготовка продукта к дальнейшему развитию: автоматизация, финансовая логика, роли, аналитика и дополнительные модули.

Что было заложено для дальнейшего развития

CoreDesk CRM была создана как production-система с архитектурой для дальнейшего развития.

1. Расширенное управление задачами

В систему была заложена логика профессионального task-management контура:

• статусы;
• приоритеты;
• исполнители;
• дедлайны;
• повторяющиеся задачи;
• зависимости;
• фильтры;
• шаблоны задач;
• project/task views;
• связь задач с клиентами, компаниями и сделками.

2. Автоматизация процессов

В архитектуру был заложен слой автоматизации повторяющихся действий:

• создание задачи после добавления нового лида;
• напоминание о follow-up;
• подсветка сделки без движения;
• формирование списка клиентов без активности;
• weekly summary;
• backup по расписанию;
• подготовка шаблона ответа;
• уведомление ответственного сотрудника.

Логика автоматизации строилась по принципу:

Событие → Условие → Действие → Контроль результата

3. Финансовые отчёты и управленческая аналитика

Система была подготовлена к управленческой аналитике:

• активные сделки в работе;
• сделки в риске;
• сделки без следующего шага;
• клиенты, требующие внимания;
• суммы на разных этапах;
• задержки по оплате или документам;
• действия, влияющие на коммерческий результат.

Это усилило роль CRM как управленческого инструмента, а не только базы клиентов.

4. Роли и права доступа

Архитектура была подготовлена под разные уровни доступа:

• владелец бизнеса;
• менеджер;
• администратор;
• аккаунт-менеджер;
• ассистент;
• read-only пользователь;
• внешний специалист.

Это было важно, потому что CRM содержала клиентские данные, финансовые условия, файлы и внутренние заметки.

5. AI-помощник

В продуктовую архитектуру был заложен AI-слой для работы с клиентским контекстом:

• резюме заметок;
• подготовка follow-up;
• поиск сделок без активности;
• подсказка следующего шага;
• группировка клиентов;
• анализ причин потери сделок;
• подготовка черновиков ответов;
• формирование кратких отчётов.

Главный принцип AI-слоя: ускорять работу команды, но оставлять данные и решения под контролем бизнеса.

Ограничения проекта

Этот кейс не про публичную SaaS CRM и не про замену enterprise-систем уровня Salesforce или HubSpot для больших корпораций.

CoreDesk CRM была создана под конкретный внутренний процесс B2B-команды.

В проекте сознательно не делался акцент на:

• публичный доступ;
• маркетплейс интеграций;
• массовую SaaS-модель;
• универсальность для всех отраслей;
• сложную enterprise-иерархию;
• публичный onboarding;
• мобильное приложение;
• маркетинговую автоматизацию enterprise-уровня.

Фокус был другим: быстро создать закрытую, управляемую, production-ready CRM под конкретную работу клиента.

Ключевой результат

Growth Insider спроектировал и разработал CoreDesk CRM — закрытую CRM-систему для B2B-команды, которая заменила разрозненную работу в Excel, почте, файлах и отдельных инструментах на единый рабочий контур.

За 6 недель была создана production-система для внутреннего использования примерно 10 сотрудниками.

Клиент получил CRM, которая объединяет контакты, компании, сделки, задачи, заметки, файлы, теги, импорт, экспорт, backup и основу для дальнейшего развития.

Главный результат — не просто наличие CRM. Главный результат — переход от разрозненных данных к управляемой клиентской и коммерческой системе.

Финальный вывод

CoreDesk CRM показывает, как Growth Insider работает с задачами, где бизнесу нужен не сайт и не шаблонный сервис, а собственная цифровая система.

Мы переводим хаос из таблиц, файлов, задач и клиентских данных в рабочую инфраструктуру: понятную для команды, контролируемую владельцем и готовую к развитию.

Этот кейс особенно релевантен для компаний, которые выросли из Excel, но не хотят внедрять перегруженную облачную CRM. Когда стандартные инструменты не подходят, кастомная система становится более точным и управляемым решением.